Het einde van de rekening

Ik droom van een toekomst waarin ik geen rekeningen meer uit de brievenbus moet halen. Niet omdat ik ze niet wil betalen, maar het is te veel werk. Envelop openscheuren, bedrag invoeren in de app van de bank om te betalen, daarna in een spreadsheet voor mijn btw-administratie en soms ook nog in een managementpakket.

Dan wil mijn accountantskantoor graag dat ik een fotootje neem en dat naar een e-mailadres stuur zodat slimme software dat aan mijn bankbetalingen koppelt, die ze via een machtiging digitaal krijgen. En een certificerende organisatie wil dat ik een kopie upload naar de cloud. Allemaal niet iets om van in de wolken te raken, die administratieve lasten.

Het kan veel slimmer

Dat kan veel slimmer. Als iedereen die facturen nu eens in een digitaal leesbaar formaat naar me zou mailen, dan pikt mijn software die automatisch uit de mailbox en hoef ik alleen op een knop te klikken dat ik akkoord ben met een betaalinstructie aan de bank. De software onthoudt de koppeling en elk kwartaal rolt het er allemaal automatisch uit: de btw-aangifte, de mineralenbalans, de massabalans bij een biologisch bedrijf en mijn accountant en certificeringsorganisaties krijgen een overzicht of inzicht in het hele bestand.

De overheid is te liberaal om de kleine man in het bedrijfsleven te helpen

Robotic accounting heet dat – we publiceerden er onlangs een artikel over. Het idee is meer dan 30 jaar oud en toch lukt het ons niet om zo de administratieve lasten te verlagen. De overheid schrijft wel voor zichzelf voor dat ze facturen digitaal wil, maar is te liberaal om de kleine man in het bedrijfsleven te helpen. De markt lost het wel op – al dertig jaar niet dus.

Digitaal verplicht in Hongarije

Hongarije heeft digitaal wel verplicht. Ik ben geen fan van de Hongaarse premier Victor Orbán maar heb de Europese Commissie geadviseerd hier toch maar eens goed naar te kijken, als je duurzame voedselsystemen wil met data voor eco-schema’s zoals de biodiversiteitsmonitor of als de klimaat-footprint op de verpakking moet.

En Nederland? Dat mist al jaren kansen de administratieve lasten te verlagen; de ketenpartijen laten de boeren naar de brievenbus lopen of denken ze met een pdf’je te bedienen. Jammer.