Elektronische zeevrachtdocumenten besparen tijd en geld

Het belangrijkste document voor het vervoer van goederen over zee is de zogenoemde Bill of Lading (B/L), ook wel cognossement genoemd. De B/L is een eigendomsdocument dat de waarde van de goederen die worden vervoerd vertegenwoordigt. Van oudsher worden in de scheepvaart hiervoor nog steeds voornamelijk fysieke documenten met een handtekening gebruikt.

Ontwikkelingen richting elektronisch maken

Er zijn echter ontwikkelingen gaande om de B/L elektronisch te maken, wat veel tijd, geld en papier moet besparen en het proces veiliger maakt. Voor voedselproducten is de besparing aan tijd een belangrijk voordeel. De internationale rederij MSC gaf deze week een update over de ontwikkelingen rondom de Electronic Bill of Lading (eB/L).

Drie functies

Een B/L heeft drie functies. Ten eerste is het een ontvangstbewijs. Een B/L wordt opgesteld door een rederij naar aanleiding van gegevens die door de verzender van de goederen worden verstrekt. Het is een verklaring dat de in de B/L omschreven goederen zijn geladen. De B/L wordt afgegeven en getekend door de kapitein van het schip als de goederen aan boord zijn ontvangen.

Vervoersbewijs

Daarnaast is het ook een vervoersbewijs. In de B/L staan alle voorwaarden die van toepassing zijn op het transport, zoals de rechten en plichten van de vervoerder en de ontvanger. Ten slotte is het een eigendomsbewijs. De ontvanger van de goederen kan de goederen pas afhalen in de haven als hij in bezit is van de originele B/L. De afzender overhandigt de B/L pas aan de ontvanger wanneer de ontvanger betaald heeft.

Voor voedselproducten is de besparing aan tijd een belangrijk voordeel

Per postkoerier

De overhandiging van de B/L van de verzender aan de ontvanger gebeurt in principe per postkoerier. Vanwege de grote afstanden duurt het vaak dagen of weken voordat de B/L bij de ontvanger aankomt, ook omdat de eigenaar van de lading onderweg nog kan veranderen. Wanneer het zodanig lang duurt dat het schip al wel in de haven is aangekomen, maar de B/L nog niet bij de ontvanger, kan de ontvanger zijn lading niet ophalen in de haven. Zeker in het geval van voedselproducten kan dat problemen veroorzaken, stelt André Simha van MSC.

Digitalisering van B/L

Om het proces sneller en efficiënter te maken, houdt MSC zich bezig met de digitalisering van de B/L. Een eB/L heeft dezelfde waarde als een gewone B/L, maar wordt digitaal via blockchain overgedragen. Dit maakt het overdragen niet alleen sneller, maar ook veiliger en secuurder.

Een pilot die MSC uitvoerde, was die met een Frans bedrijf dat pluimveevlees exporteert. Het bedrijf had regelmatig last van de lange verzendtijd van de B/L door de koerier. Daarom gebruikte het bedrijf regelmatig een zogenoemde Telex Release. Hierbij geeft de afzender de vervoerder de opdracht de lading op de aankomsthaven vrij te geven zonder dat de originele B/L getoond hoeft te worden door de ontvanger. Dit gaat via een digitaal bericht en gaat dus sneller. Dit is echter fraudegevoelig.

Tijdsbesparingen

In de pilot koos het Franse bedrijf een specifieke handelsroute om de eB/L toe te passen: die van Brest in Frankrijk naar twee havens in Saoedi-Arabië. Uit de pilot bleek dat de eB/L significante tijdsbesparingen opleverde. Volgens Simha duurde het hele proces normaal gesproken tien tot vijftien dagen terwijl de eB/L binnen een uur bij de ontvanger kan zijn. De Franse pluimvee-exporteur is sindsdien alle B/L’s digitaal gaan doen.

Uit een pilot bleek dat de eB/L significante tijdsbesparingen opleverde

Belangrijk om alle partijen mee te krijgen

De vraag die opkomt, is: waarom gebruikt de zeevaartsector nog steeds de traditionele, papieren methode van de B/L? Volgens Simha zijn het ontwikkelen van standaarden en het meekrijgen van alle partijen hierin belangrijke factoren. “Alle partijen in de keten moeten de standaarden en het systeem gebruiken, anders werkt een eB/L niet. Die standaarden hebben we nu ontwikkeld. Een nieuwe technologie kan alleen maar werken als het tussen partijen en over landsgrenzen heen gebruikt kan worden. Dat heeft tijd nodig. Daarbij komt dat sommige partijen, zoals banken, niet direct mee willen werken.”

Coronacrisis toont noodzaak

Volgens Simha toont de coronacrisis de noodzaak aan van het digitaliseren van de B/L. “Schepen lagen vast in havens omdat B/L’s niet aankwamen bij de ontvanger omdat er geen vluchten of koeriers waren.” Simha kan moeilijk inschatten wanneer de eB/L de standaard wordt, maar ‘hopelijk is het business as usual in een aantal jaar’.